電車に乗るときメインで使うSuica。今では何にでも使えます。キオスク、コンビニ、デパートまで。
Suicaは、チャージ金額ではなく、決済時の領収書で経費とすることが基本です。
先日、ある記事でSuicaチャージが節税に使えるという記事を目にしました。しかし、Suicaは節税にはなりません。
Suicaチャージと決済時のダブル経費はノー
先日、ある記事でSuicaチャージと節税といった記事を見かけました。
Suicaは、現金チャージしたときに、領収書が出ます。まずは、この領収書をもって経費にする。そして、チャージされた電子マネーで購入したしたときにお店から出る領収書で、それも経費にするという手法のようです。
経理上は、おそらくこういうことでしょう。
現金3000円チャージ→旅費交通費3000円
3000円Suicaで決済→消耗品費3000円
こうなると、元手の3000円で、二重に経費が計上されてしまうことになります。
この方法、記事によると、「自己の責任で･･･」といったようなコメントが書かれていましたが、二重に経費にのせるのはグレーではなく、黒になると思った方が良いでしょう。
チャージ時と決済時のダブル経費はノーです。
このダブル経費の方法は、数年前に話題になって、税務調査のときもチャージとSuicaでの決済がやたらと多いときは、そのあたり深く見られるという話もありました。実際そうなのでしょう。
ただ、先般の記事を見て、もしかすると世間的には大丈夫と思ってやってしまっているケースが多いのかもしれません。
Suicaチャージと経費化は、基本的にはどうすれば良いのかということも、触れておきましょう。
チャージは預け金。決済時で経費化。
チャージと決済で、経費はどう考えれば良いでしょうか。
原則的には、現金のチャージはただの預け金だと思ってもらった方が良いです。
現金が、ただSuicaに移っただけ、ということです。
チャージ時、経理処理で考えれば、
仮払金 3000円 / 現金 3000円
この仮払金は、任意で構いません。現金の次に、Suica勘定を作っても良いかもしれません。
チャージしたときに、領収書は出ますが、それは預け金の確認にのみ使い、それでは経費にはしないのが原則です。基本的には、決済時に経費になります。
そして、決済時は、
消耗品費 3000円 / 仮払金 3000円
となります。この段階で3000円は初めて経費になります。
Suicaで電車以外に、お店でも使うという場合には、こうした経理処理が必要になってきます。チャージ時には経費にはせず、Suicaで買い物したときに経費とする必要があります。また、電車の利用時は、そのままSuicaを使うので領収書は出ません。いくら落ちたか確認しておかなければならないでしょう。
経理処理の楽さを優先させるなら、Suicaで電車に乗ったり買い物したりをミックスさせるのは、あまり適当とはいえません。買い物時に現金を使いたくないなら、カードを使うかして、Suicaでは電車のみというのがベターかもしれません。
また、Suicaでは電車の乗車時しか使わないという方もいるでしょう。
そうした場合には、簡易的な方法もあります。
Suicaで電車のみのケースなら、経理は簡易的
Suicaでは、電車乗車時のみにしか使わないという方もいるでしょう。その場合は、経理処理は簡略できる場合もあります。
原則的には、電車のみのケースも、チャージ時に預け金にして、決済時(乗車時)に経費となります。
ただ、移動が多いと、毎回の移動時に金額を把握して経理処理をしなければいけません。これはこれで、面倒です。
完全に電車にのみSuicaを使うなら、簡略的にやるのもアリでしょう。
期中は、Suicaチャージの領収書で経理処理をします。
旅費交通費 3000円 / 現金 3000円
ただし、このままでは原則的な方法と同様、問題が生じます。チャージはあくまで預け金なのです。
この状態で、期末を迎えたとしましょう。法人なら決算期末日。個人なら年末。この日に3000円残っています。まだ、3000円は使われていません。
この期末日で、Suica残がいくら残っているか確認します。そして、確認額を、預け金にすれば良いという方法です。
仮払金 3000 / 旅費交通費 3000円
使っていないものを、経費から除きます。
こうすることで、期中に使った乗車賃のみが、経費に算入されることになります。Suicaで電車のみ、というケースなら、期末時に確実に残を把握することで、簡略的に処理することも出来るでしょう。
実際の経理処理時には、決済の方法を確認しつつ慎重にやってもらえればと思っています。
今回は、分かりやすく現金のみの処理を紹介しましたが、基本的にはオートチャージでも同じことです。オートチャージ時に経費ではなく、使ったタイミングで経費です。
実際、こうした処理での経理処理はどうすれば良いのがベストか難しい判断でもあり、結局適当にやってしまうというケースもあります。そうしたところで税務調査時に問題となるケースもありますしね。
まだまだ、多くの場面ではチャージ金額で交通費として経費化しておいて、あとは電車に乗って使ったり、お菓子買ったり、個人的に使ってしまっているという場合もあるのでしょう。私が読んだ記事含め、あやしげな情報ではアリとしていても、二重経費や、交通費として処理しているものを違った用途で使うのはノーです。
Suicaをはじめ、電子マネーの経理処理は気を付けておきたいところです。
編集後記
昨日は朝から水道橋へ。とある取材を受けて来ました。
採用されて無事上がったら、そのうち記事にする予定です･･･！