メールはすぐに返すか、寝かせて後で返すか。
メールは一日に数回チェックすることにしています。
そして、メールを確認した後は、基本的に即返信するようにしています。メールの返信を寝かせません。
いくつかのメリットから、すぐに返すのが一番良いと考えているからです。
メールはすぐに返し、寝かさない
メール・SNSのメッセ機能での連絡など、返信が必要な連絡をもらったときは、気付いて返信が出来る状態にあれば、基本的にすぐに返すようにしています。
あくまで、自分が気付いたときに、移動中や別の仕事中でないときに返すのであって、受信後に即返信というわけではありません。返信を急ぐのとは、違うニュアンスです。
自分が気付いたら、すぐに返す。「ちょっと後で･･･」と返信を寝かせません。
こうしている理由はいくつかありますが、いずれもポジティブな理由からです。
すぐに対応しているようにも感じられるかもしれませんが、そうすることがいちばんラクだと思えるからです。
そうしている理由は、さまざまです。
すぐに返せば、手放せる
メールをすぐに返す利点としては、返してしまえば仕事をひとつ手放すことができるという点にあります。
メールに気付き、熟考してから返そうとすると、返信がどんどん遅れてしまいます。
判断が難しく、検討を要するものである場合は別ですが、返せる内容はすぐに返してしまった方が、気持ちがラクです。
返してしまえば、そのことは忘れられます。一方で、返信を寝かせると、寝かせながら頭ではどう返すか考え続けていて疲れます。そして、返さなきゃと思っているのが辛いです。
やることや考えることは、少ない方が良いです。すぐに返すことで、その問題については解放されます。
今返しても、熟考しても、内容は同じ
メールの返信を寝かせてしまう理由の一つとしてあるのが、
「よく考えてから、ゆっくり文章を書いて返信しよう」
というものです。
しかし、すぐに返したとしても、ちゃんとしたメールは返せると考えています。
特段、時間を置くから良い返事ができるというわけでもないのではないかと。
もしかしたら、時間を置いてゆっくり書けば、丁寧な言い回しやあいさつを上手く書ける可能性はあるかもしれません。
ただ、伝えたいことの核心は、すぐに返しても後で返すにしても、結局同じであるように思えます。
結果が同じだからこそ、不要に寝かしません。
返信しづらい連絡こそ、すぐに返す理由
返信を要するもののなかに、どう返事を返すか、悩ましいものもあります。
たとえば、参加することに気が進まない集まりや勉強会などの誘いを受けたときなど。
こういった誘いに対しての返信は、早ければ早いほどいいと考えています。返しづらいからこそ、すぐに返す。
「どう返したら良いか分からない、考えて練ろう」と考えてしまいますが、余計にどう返すのがベスト悩んでしまったりします。
だからこそ、すぐに返すのが良い。
とはいえ、返しづらい返信なので、その瞬間にいくらかのパワーは要しますが、ほんの一瞬です。それで考えて、えいっと送ってしまえば済みます。
「返しづらい返信こそ、すぐに返す」
返事を締め切り間際までキープしておいて、相手から「どう？」とアプローチをかけられると、余計に欠席とは言いにくくなります。
相手からすれば、どうせ欠席するのであれば、すぐに返事が欲しいはずです。
すぐにメールを返せば、仕事が手放せ、考えることが一つ減る。頭はラクになり、気持ちもラクです。そして、すぐに返しても寝かせても同じ結果となるなら、すぐに返した方がいいです。
いずれも、ポジティブな理由に他なりません。すぐに対応しているようにも思えますが、結果的に仕事が早く進みます。
返信をついつい寝かせてしまうというのであれば、すぐに返してみてはいかがでしょうか。
編集後記
けさは、4時50分に起床。
早起きをして贅沢な悩みは、起きて何をしようかと考えることができること。
けさは、早朝から涼しく、風も吹いていて、走るには好都合な天候でした。
ブログを書き進めつつ、途中で走る方を優先へ。
最初の3キロくらいは涼しかったのですが、その後から陽が差して暑くなったこともあり、5キロほどで帰宅。
いい朝でした。