経費の支払をデビットカードで決済する場合、カード決済のように支払をすることになりますが、実際には銀行口座から即時支払をすることになります。
この場合、経費の支払を証明する書類は何を控えておけば良いか、迷うところです。
デビット支払のお金の流れ
デビットカードで経費の決済をした場合、カードを店頭で提示し、決済が完了すると、買い物をした金額が指定の銀行口座から引き落とされる仕組みになっています。
日々の小さな経費をデビット決済した場合、その支払は当日の経費になり、同日に口座からお金が出て行きます。
このお金の流れは、ほとんど現金支払と同じ効果です。
買って(利用して)、それと同時に支払うというのと同じです。
ただ、実際に現金のやりとりをするわけではなく、カードを提示しただけで、この流れが再現できています。
通常、日々の経費を現金支払した場合、支払の証拠は唯一、お店から発行される領収書のみとなります。
それを失くせば、基本的には確実に支払ったかどうかは曖昧になります。
だからこそ、領収書を保管しておけば済みます。何も迷いません。
ただ、即日決済となるカード支払である、デビット決済の場合はどうすれば良いか、迷うところといえます。
ここで迷ったら、経費の支払を証明することの基本に立ち返り、何をとっておけば良いか考えると、話はシンプルになります。
銀行口座の明細と領収書の保管で済ませる
日々の小さな経費の支払は、住信SBIネット銀行の、デビット付きキャッシュカードを使っています。
私が支払の証明として保管しているのは、
・銀行口座の明細(通帳のようなもの)
・お店発行の領収書
この2つとしています。
住信SBIネット銀行の場合、紙の通帳はありません。
ネットでログインし、閲覧でき、ダウンロードすることもできます。
入出金の明細の画面から、
こういった形式でダウンロードできます。
銀行口座の動きが分かるものはこれだけなので、経理の証拠資料になります。
経費の支払は、デビット 11111とあるような、デビット支払で示されます。
ただ、これだけでは何の支払なのかが分かりません。
その証拠を示すものとして利用しているのが、
決済時に発行される領収書(使用明細書)です。
私は、これを併せて保管することで、支払証拠としています。
実は、SBIデビット支払の場合、もうひとつ証拠になるものが存在します。
それが、カード利用明細です。
普通のクレジットカードの場合、月ごとの締め日で締め切り、翌月に何件かの利用がまとめて落ちます。
ただ、このデビットの場合はそのつど、利用日に引き落とされるのが基本です。
何でもかんでも保管しておこうとするなら、
・銀行口座の明細
・領収書
・カード明細
この3つを保管することも想定できます。
しかしながら、私はカード明細は保管していません。
経費の証拠資料として、何を保管しておくべきか。それに照らして考えています。
経費の証拠資料としての意味とは？
所得税あるい法人税の税額計算上、仕事のための業務上必要な支払いを経費として落とすために経理上、
・日付
・金額
・支払先
・何のための支払か(モノ・用途)
このあたりを記載することになります。
また、消費税の課税仕入をするにあたっても、その要件が定められています。
ほぼ同様です。
これらを経理上、会計ソフトないし、経理台帳に記載する必要があります。
というわけで、これらの根拠書類として、記載内容が確認できる書類(領収書)があれば、問題がないといえます。
デビット決済であっても、証拠として最も強力なものは領収書になります。さらに、どこを出どころとして支払ったかを確認します。
それを知るのであれば、
・銀行口座の明細
・領収書
で足りるのかなというのが、私が考えているところです。
特に、住信SBIネット銀行の場合、銀行口座の明細は過去7年分取れるのに対し、カード明細は過去15か月分しか見れません。
うっかりすることもあるでしょう。
ただ、銀行口座でいくら出ていき、その根拠となる日付と金額が書いてある領収書があれば、証拠としては機能するといえます。
ただ、万全を期すのであれば、カード明細もあった方が良いのはもちろんです。
あくまで、その前提はあるなかで、これだけ保存して備えておけば大丈夫と思えるのが、その2つの保管だろうということで、やっています。
納品書や請求書、仕切り書など。似たような書類があるなか、何が必要なのか？
その前提を考えて取捨選択して保管するようにしましょう。