経費が落ちる日付は、それを買った日・利用した日で考えます。
現金で支払って、品物とレシートをもらえば、お金を払うタイミングとモノを買うタイミングが同じなので問題ありません。
問題なのは、クレジットカードやツケ払い。そして特殊な場合です。
経費になる日は、それを買った日・利用した日
経費になる日。言い換えれば、会計ソフトで経費になる日とも言えます。
たとえば、仕事の専門書を買ってきた場合、それは新聞図書費として経費になります。
今日、3月13日に書店へ行き、1,620円で買ったら。
3月13日 新聞図書費 1,620円
として、経理処理されます。これが、経費として処理されたタイミングです。
こうして、現金払いの場合は、買う日・利用する日が、お金を払うタイミングと同じなので、何も考えなくても経費にできます。
(10万円以上、要件によっては30万円以上の備品などの買い物は一度に経費ならない場合があるので、除きます。)
一方で、クレジットカードを使ったり、ツケで買い物をした場合は、買うタイミングとお金を払うタイミングが違います。日付がズレます。
そうだとしても、買い物をした日で経費にすることが出来ます。
クレジット・ツケも、買った日・利用した日で経費
クレジットカードやツケ払いで買い物やサービスを利用した場合、買い物の日と支払いの日がズレます。
たとえば、3月13日にお店でカードを使って買い物をすると、引き落とされるのは5月10日という場合があります。
買い物 3月13日
支払(引き落とし) 5月10日
タイミングがズレます。
現金だと、払った日で経費にしますが、この場合はどう考えるか？です。
4月1日から3月31日の一年間を会計期間としている会社の場合、経費が3月なのか、5月なのかで、決算日(3月31日)までの経費が変わってきます。
影響が大きい場合もあり、判断に迷うかもしれませんが、判断基準は、
「買った日」
「使った日」
となります。
だとすると･･･
引き落とし日は5月10日だとしても、買ったのは3月13日なので、3月13日で経費にします。
ツケ払いも、買った日に経費にするのは同じです。
経費となる日。＋アルファ
普段から、細々とした経費の支払い･･･
事務用品や小さな雑貨
書籍代
駐車代
セミナー参加費
などなどは、デビットカード使って決済しています。
住信SBIネット銀行の、キャッシュカードと連動したものです。
デビットなので、基本的にはお店で決済したと同時に、住信SBIの口座から引き落とされます。
カードなのに支払は留保されないのが気に入っていて、現金代わりに使っています。
基本的には、買った日と決済の日が同じなので、迷いがありません。
ただ、その支払先が、決済の瞬間にデビットに報告してくれないと、決済と同時には落ちてくれません。
たまに利用する、リパークがそうです。
ちゃんと、使った日付で、使った時間でカード利用の領収書は出ますが、口座から落ちるのは数日後です。2、3日あとになります。
この場合、3月12日に利用して、3月15日とかに落ちるわけです。本来は、12日で経費です。
ただ、会計期間中(個人なら1月1日から12月31日)であれば、許容範囲なので、引き落とし日をもって経費にしています。
一般的には、カード決済の場合は買い物から引き落としが数カ月ズレるので、期中は引き落としベースで経費を認識して、期末だけ利用日で未払費用を立てるという方法が現実的かもしれません。
この場合には、期末だけ利用日でみていきます。
クラウド会計を使う場合、クレジットカードと連携させれば、利用日で経費と未払いを両建てするので、常に利用日で経費の処理ができますが、手入力で経理をする場合は難しいので、期末だけ利用日で見ることになるのでしょう。
ただし、いずれの場合も、買った日・利用日で経理が基本という考え方は大事です。
経費で迷ったら、買った日・利用した日で考えるようにしましょう。
編集後記(きのうの野田)
ちなみに、リパークはデビット決済だと利用と引き落としがズレますが、タイムスはズレません。その瞬間に落ちます。
住信SBIとの連携がイマイチなのか、三井のリパークがイマイチなのか、謎です。
確かに、最近リパークが台頭してますが、もともとパーキングが多かったのはタイムス。
そういうのもあるんでしょうね。
最後に一枚カシャっと。