「経理はややこしく、経理は面倒なもの」
経理にはそういうイメージが付きまといます。
その原因のひとつとして、現金のやりとりが多すぎるということがあります。
現金取引・現金決済を減らすだけで、経理はぐっと楽になるはずです。
足がつかない現金取引・現金決済は、ややこしい
現金のやりとりが経理をややこしくさせる原因は、足がつかないところにあると思っています。
足がつかないとは、その取引・決済があったものなのか、なかったのか、どちらか分からなくなってしまうというところです。
現金で支払う場合、
・商品を受け取り現金を支払う
・レシートor領収書をもらう
という流れになります。
これを払ったのか、買ったかどうかを後で確認するには、レシートや領収書の存在が欠かせません。
こうしたレシートや領収書についてよくあるのが、
・どこかに入れてしまって、出てこなかった→そして、経理からもれる
・領収書やレシートを必死で探す
・すでに処理をしたのか、まだしていないのかが分からなくなる
紙切れ一枚が唯一の証拠資料であるため、その一枚に経理と数字が左右されます。
現金の処理がたくさんある場合に経理がややこしく、憂鬱に思うのは、そこにあると思っています。
それならば、現金のやり取りは減らしたい。
減らす方法をいくつか提案してみましょう。
現金のやりとりではなく、振り込む
現金のやり取りが経理をややこしくするのは、足がつかないという理由。
それなら、足がつく方法を取るしかありません。
その単純かつ、トラディショナルな方法が、銀行振り込みという方法です。
会社か、個人事業で使っている口座から相手先の口座へ振り込めば、いつ・誰に・いくらを振り込んだのかが明確に記録されます。
経理では、銀行口座の動きはすべて追うことになるので、その支払は確実にもれません。払ったか、処理したかが、分からなくなることはないというわけです。
ただし、ひとつだけ注意です。
現金で相手先の口座に振り込む場合は、現金で払った場合と同様に、振込明細が支払いをした証拠になるので、それをなくせば払ったかどうかが分からなくなります。
この点だけ注意しておきましょう。
ちなみに、請求書を受け取って、その支払いを振込でする場合には、その請求書は保存しておかなければいけないことになっています。この点も注意しておきましょう。
クレジットで支払う
経費を、クレジットカードで支払うという方法もあります。
クレジットで支払う場合、会社なら法人のカード、個人事業なら仕事専用のカードを使うことが必須です。(プライベートと仕事が混在する個人用のカードは、経理をより複雑・混乱させます)
法人カード・個人事業カードであれば、それぞれの口座から引き落としになります。
そして、それぞれ明細が出てきます。
経理上は、明細を確認しながら支払いを処理し、銀行口座の引き落としから口座の処理をしていくことになります。
こちらも、銀行振り込み同様に、その支払いに足がつきます。
支払っているのか、そうではないのか、確実です。
ただ、こちらも一点だけ注意です。
クレジットカードを店舗で使うと、お店からクレジット扱いのレシートが出てきます。本来、カード明細と、プラスでレシートを保存しておくのが原則なので、カード明細があるからレシートはすべて処分するというのはやめておいた方が良いかなと考えています。
デビットで支払う
クレジットカードの場合、カードで決済をしてから、実際に引き落とされるまでに数か月かかるため、それが嫌だという方が少なからずいます。
払ったのなら、今払いたい。そんなところでしょうか。
ただ、現金で払ってしまうと、支払の足がつきません。
その場合に提案しているのがデビットカードです。
デビットカードは、クレジットカードではあるのですが、口座からの引き落としがその日に行なわれるという特徴があります。
即時決済のクレジットカードという感じです。
デビットの場合、決済→即口座引き落とし、という流れになるので、口座に残高がないと引き落としができないので使用することができないことになっています。
そのためか、割とライトに細々とした支払いや、現金代わりに利用することができます。
こちらも、クレジットカード同様に足がつくのがポイントです。
私が使っている住信SBIネット銀行のデビットの場合、使用の都度メールで通知がきます。明細はネットで確認できます。レシートと併せて保存しておきましょう。
それぞれ、口座の記録とカード明細とともに、請求書や領収書・レシートを保存しておくことが原則にはなりますが、口座から落ちる・カード支払い記録が残っているので、足はついています。
現金で支払った場合には、レシートがないと経費にすることは難しいです。そして、処理をしたのかしていないのか、分からなくなったり。
経理効率が主題であるクラウド会計ソフトも、現金取引はこれまでの経理と同様に、ほとんど効率が出来ません。やはり、今回紹介した現金以外の方法を勧めています。
キャッシュレスとまでは言いませんが、減らすことに意味はあります。
編集後記
けさは5時に起床。
なんだかんだと、週末は暑かったです。土曜日は、朝から畑に行き、軽く熱中症になったり。
9月に入ってもしばらくは暑いので、気を付けないといけません。
今日もがんばりますか。