支払いを経費で落とし、その後に税務調査で問題にならないようにするためには、ある程度やっておくべきことはあります。
経費はグレーに見せないことです。
グレーは疑われる前提で準備する
交際費の支払いや物品の購入、サービスを受けたときの支払いなど、経費は仕事だからこそ落とすことが出来ます。
経費で落ちれば、その分利益は減ります。税金の計算のベースは利益なので、経費が落ちれば税金も減るということになるわけです。
税務調査の際には、こうした経費の支払いについても細かく確認することがあります。
経費としての要件を満たしているか？仕事としての支払いであるか？
調査では、一般的に会計処理のデータ(会計ソフトでやっているなら、その入力内容)を印刷したものを見て、気になれば領収書や請求書の確認を行うといったような流れで行います。
本来は白であって正しいものでも、処理の仕方によってはグレー、あるいは黒と見られてしまうこともあり得ます。
はじめから疑われると思われるような経費は、はじめからクリアに見せることで、そうしたことは防げる場合があります。
実は厳しい交際費の要件
細かく見られ、問題が生じやすそうなイメージもある、交際費。
交際費は、「払えば経費」的に思われているところもありますが、実は税金の制度としては要件が厳しいです。払えば経費ではありません。
法人形態で事業を行っている場合は、法人税の規制を受けますが、法人税では交際費について、細かく規定しています。
規定によると、交際費は全額経費としては認めないというのが原則的なルールになっています。交際費は冗費、無駄な支出であるという考えから、本来的に経費にすることを税は認めていません。
しかし、実際は仕事をとるために接待したり、付き合いでゴルフに参加するなど、仕事上の交際費は欠かせない部分はあります。
この理由から、本来は認めないんだけど、例外的に認めましょうという制度になっています。
たとえば、資本金1億円以下の中小規模の会社であれば、年間800万円まで認められています。(あるいは飲食費の50%) 2017年10月19日現在の規定によります。
大会社の要件は、ここでは割愛します。
例外的に認めているからこそ、細かく見られるであろう交際費です。
本来的に仕事で、クリアなものであるなら、やっておくべきことはやっておきましょう。
まずは、調査時に初見で見る会計データの段階で、
・店名
・相手先企業の名前
・参加者の人数
を入れておけば、クリアに見えます。
「居酒屋太郎 ㈱NODA社長当社2名」といったような感じで。日付は会計データで記録されるので、記載は不要でしょう。後日清算であれば、入れておくと良いですが。
これが、「居酒屋太郎」とのみ記載されていて、かつ、そうした処理が多いと、領収書の確認に移り、「グレーかな？」と思わせてしまう場合もあります。
領収書の確認に移ることを前提として、領収書の裏にもメモを記載しておくとベストです。
領収書には、日付と金額、店名や店の住所などが入っていますが、誰と行って、参加者が誰かまでは書いてありません。たまに領収書に日付が入っていない場合がありますが、入っていなければ、その場で入れてもらいましょう。後で気付いたら、自分で入れておきます。
「㈱NODA社長、当社山田他1名」とでも書いておくと、分かりやすいです。
ここまでやってあると、特定の店ばかり利用しているとか、特定の会社とばかり飲んでいるというケースを除けば、特段問題になることはないでしょう。本来的に仕事であれば。
また、ここまで書く理由として、飲み代でも一人5000円以下であれば、交際費としてカウントしなくても良いというルールがあるということがあります。
会社が税抜処理なら税抜金額で5000円以下、税込処理なら税込みで5000円以下を判断します。
1人5000円以下なら、年間800万円の交際費には該当せず、経費にできます。これは、合計金額から参加者を割って計算するため、きちんと書き記しておくべきことです。
交際費の要件は実は厳しいということ。グレーと思われれば、変に認めないと言われかねません。「多すぎる」とか、「本当は仕事じゃないんじゃないの？」とか。
なるべく白、クリアに見せるようにしておきましょう。
経費寄せは、かえって怪しい経費に見える
経費として落とすのであれば、会計データに残すと同時に、その証拠である領収書を保管しておき、税務調査のときに必要があれば、提示する必要があります。
通常、スーパーやホームセンターなどで買い物をすると、品名がずらっと載っているレシートが領収書代わりに渡されます。
このレシートで十分、証拠となります。
一方、こうしたレシートをサービスカウンターに持って行くと、正式な領収書を発行してくれます。(すべての店がやっているは定かではありませんが)
正式な領収書に替えると、そこには合計金額と宛名、店名と日付しか書いていないため、何を買ったかが分からなくなります。領収書だと、経費っぽく、経費寄せ感が出ますが、かえって逆効果だったりします。
たとえば、調査時に領収書で内容の確認をしようとしたとき、内容が分からない領収書ばかりだと、かえって疑われます。というか、内容は何であるか聞かれると思いましょう。
もしかしたら、個人の食事やプライベート的なものを買った領収書かもしれないと、判断されかねません。
領収書をお店でもらうのは構いませんが、レシートに領収済みの印を押してもらったものと一緒にしておくとか、レシートを返してもらえなければ何を買った書いておくなど、する必要はあるでしょうね。
あるいは、特に必要がなければ領収書にはせず、はじめからレシートでも良いのかもしれません。
領収書だから経費、というわけではありません。
家族で食事したものも、領収書があるから経費というわけにはいきません。
あくまで、仕事のための支出が経費です。
白をグレーにしない、黒っぽく見せないために、実情を見えにくくするのはやめておきましょう。記録したりするのは、少し面倒かもしれません。しかし、後々を考えれば、今やっておくべきことはやって、クリアにしておくべきです。
編集後記
秋は税務調査が多いと言われています。少し意識して、余計な詮索につながることは、しない方が楽でしょうね。
昨日は晴れ、今日から週末にかけて雨･･･。週末は湘南トレーニングですが、雨の様子･･･。
曇らんかなと期待してます。