経理をやるなかで迷うこととして、その支払いをどの勘定科目に振り分けるかということがあります。
どう振り分けようか？細かくした方が良いのか？
迷ったら、できるかぎりシンプルにしてしまいましょう。
まず、科目を増やし過ぎない
経理はそれだけで面倒な部分があり、余計なことに頭を悩ませているのでは進みません。できるかぎる簡潔に、シンプルにできることが望ましいです。
これは、勘定科目についても同じです。
シンプルな勘定科目にするための手法として、まず考えられるのが、科目を増やし過ぎないということがあります。
科目が多いというと、大企業や上場企業の損益計算書のように、ズラーっと科目が並ぶイメージです。なんとなく、カッコいいように見えますが、それをやるメリットが自分になければ、実用的ではありません。
より細かい費用細目で、数字を把握することはできますが、細かすぎてもややこしくなってしまいます。
要は科目が多いだけでシンプルでなく、経理が面倒に感じる要因になります。可能なかぎり、数を減らしましょう。
似たような科目は、はじめからひとつに
会計ソフトで経理をやっていると、標準設定で多くの科目が設定されています。
こうした科目のなかには、似たような科目だけれど若干違っているというものがあり、それをどう振り分けるか迷うところ。
たとえば、消耗品費と事務消耗品費というのがあります。
事務消耗品は、事務に関する消耗品。文房具からコピー紙、デスク、10万円未満ならパソコンなど、事務に係る消耗品に対する支払いが、ここに入ってきます。
一方で、消耗品費。これは、事務以外の消耗品が入ってきます。
清掃用品やエアコンフィルタ、事務以外の雑貨、業種特有の定期的に生ずる消耗品が含まれます。
この、消耗品費と事務消耗品費、実は結構曖昧な部分があり、振り分けが難しいところがあります。「どっちだか分からん･･･どっちもあり得る･･･」と。
また、ネットで注文をした場合、消耗品と事務消耗品は同じ明細に載ってきます。分けられてきません。これを、経理の際に電卓を入れて分けるのか･･･？
どうも、この2つを分けておく必要がないと感じたら、消耗品一択でいくというのもアリです。困らないのであれば、似たような科目、ひとつにまとめてしまいましょう。
科目としたが金額が極小なら、よその科目へ
「この科目必要かな･･･」と思い、科目を作って振り分けたは良いが、実際には使う機会が少なく、年に数えるほどしか使っていないというケースがあります。
・ほとんど参考書籍を買う機会はないが、図書費がある。
・研修やセミナーを受講する機会は少ないが、研修費がある。
・事務用品はあまり買うことがないが、事務消耗品費がある。など。
科目としたが使われる機会が少なく、金額も極小という場合です。こういったものがあれば、思い切ってよその科目に入れてしまいましょう。
事務用品なら事務消耗品費ではなく、消耗品費へ入れます。
適切な、よその科目がなければ、あまり使わないけれど出てくる科目をまとめて、雑費としましょう。雑費はそのように使うものだと考えています。
できるかぎり、少なくし、まとまめる、シンプルに。経理をスムーズにストレスなく進めましょう。
編集後記
昨日は、前日に受講したゼロ秒思考のセミナーでレクチャーのあった、好循環を起こすキッカケになるという仕掛けをいくつか。
すでに一部結果が出ていて、ブログネタが出来ました。やはり、少し負荷はかかるけれど、普段はやらないことをいくつできるか、これが大事なようです。