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メールを即返信することで得られる3つの要素。仕事を効率的でラクに進めるには、メールは返して寝かさない。

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メールは一日に何度か確認し、来ていることを確認して返信する必要があれば、即返信するようにしています。

「すぐ返すの?大変じゃない?」と思われることもありますが、仕事の効率を高めることを考えると、実はすぐに返す方が断然ラクです。

メールは確認後、すぐに返す

メールの確認は、朝起きたとき、午前、お昼、午後、夕方、夜と、大体の回数を決めて、そのタイミングでやっています。

その際にメールが来ていれば、用事があって都合が悪かったり、移動中で返せないという場合を除けば、基本的に確認後すぐに返すようにしています。

仕事のメールであれば、内容を確認して短文で返せるものであれば返して完結させます。

すぐに返答できないものであれば、概要だけ伝えて検討させてもらう旨を連絡します。

いずれにしても、とりあえず返すようにしています。

こうしている理由は明確で、仕事を効率的に進めるためには一番ラクだから。すぐに返すことでいくつかの副産物が付いてきます。

すぐに返すことが一番ラクな理由

メールをすぐに返すことで、得られることがあります。

・返してしまえば、気にならない

・仕事が進む

・相手を待たせずに済む

この3つです。

この3つが得られることで、仕事が効率的に進み、すぐに返す結果、仕事はラクになります。

返してしまえば、気にならない

メールを確認して返さないでいると、気になりませんか?

私は気になる方で、放っておこうとして別の仕事を進めつつも、そのことが気になってしまいます。

こうして気にしていると、何かをしつつ、そのメールをどう返すか、どのタイミングで返すのか等、考えていることになります。

一度に一つのことに完全集中することは難しいとは思いますが、なるべくなら他の要素は除いたうえで、仕事は進めた方が良いと思っています。

返さないことを気にしていると、頭の容量をその分使っているような感じがして疲れるし、気分的にも良くありません。

「メールは寝かせる」というスタンスの方もいるようですが、私はそうはいきません。

ゼロ秒思考の赤羽雄二さんも、先日参加したセミナーで即断即決行動についての話のなかで、「寝かせていいのはワインだけだ」とお話しされていました。

返してしまえば気になりません。結果、仕事はラクになります。

仕事が進む

メールを返さずに留保すると、その分仕事は停滞します。

メールが何通が来ていて、それをすべて読んだうえで寝かせるなら、その分仕事がたまっていきます。仕事が進みません。

メールを返せば、その仕事はひとまず済みます。

仕事を片付ける、済ませることが一番の効率。単純に仕事を進ませるためにも、すぐに返す意味はあります。

相手を待たせずに済む

メールは相手があるものなので、返信を寝かせれば、その分相手は待つことになります。

メールはすぐに返すとはいっても、メールが来た都度通知を受け取っているわけではありません。来た都度返していたら、さすがに持たないので・・・。

あくまで、自分が確認したら、返すということです。自分が決めたルール内で、確認後、即返信します。

これだと、多少は待つでしょうが、待ちすぎることはないでしょう。

もともと、メールは送っておいて確認できるときに確認してもらうものなので、この程度で良いと思っています。

なかには、三日後、一週間後に返すという強者もいますが、私には到底できません(笑)

無意味に返信を留保していると、相手が待っていると思い、そちらも気になってきます。

相手を待たせないためにも、すぐに返す意味はあります。

仕事は放っておけば次々に重なってきます。手元、頭で抱えられる分には限界があるものです。

情報の技術が発達しても、メール仕事は未だに主流です。

抱えたら手放して、仕事をラクに進めましょう。

編集後記

昨日は個人の方の不動産所得の計算を、国税庁資料を見ながら進めていました。

かつて中古で買って、それを個人で利用して、その後貸しに出した場合の償却の計算でした。

「中古 非業務用から業務用」で検索したら、そのままの事例が国税庁のページから出てきました。国税庁のホームページ、結構使えます。


クラウド会計ソフト対応の税理士 野田翔一です

さいたま市大宮にてクラウド会計ソフトを専門をはじめとしてサービス提供をしている税理士です。クラウド会計ソフトを使った経理の効率化、請求書や給与ソフトとの連携で経理を楽にする提案・キャッシュレス対応へのアドバイスなどを得意としています。税務顧問・スポット相談いずれも対応しています。 税理士野田翔一税務コンテンツHPはこちら 代表プロフィール税務顧問 スポット税務相談 クラウド会計導入コンサルティング
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