メールは一日に何度か確認し、来ていることを確認して返信する必要があれば、即返信するようにしています。
「すぐ返すの？大変じゃない？」と思われることもありますが、仕事の効率を高めることを考えると、実はすぐに返す方が断然ラクです。
メールは確認後、すぐに返す
メールの確認は、朝起きたとき、午前、お昼、午後、夕方、夜と、大体の回数を決めて、そのタイミングでやっています。
その際にメールが来ていれば、用事があって都合が悪かったり、移動中で返せないという場合を除けば、基本的に確認後すぐに返すようにしています。
仕事のメールであれば、内容を確認して短文で返せるものであれば返して完結させます。
すぐに返答できないものであれば、概要だけ伝えて検討させてもらう旨を連絡します。
いずれにしても、とりあえず返すようにしています。
こうしている理由は明確で、仕事を効率的に進めるためには一番ラクだから。すぐに返すことでいくつかの副産物が付いてきます。
すぐに返すことが一番ラクな理由
メールをすぐに返すことで、得られることがあります。
・返してしまえば、気にならない
・仕事が進む
・相手を待たせずに済む
この3つです。
この3つが得られることで、仕事が効率的に進み、すぐに返す結果、仕事はラクになります。
返してしまえば、気にならない
メールを確認して返さないでいると、気になりませんか？
私は気になる方で、放っておこうとして別の仕事を進めつつも、そのことが気になってしまいます。
こうして気にしていると、何かをしつつ、そのメールをどう返すか、どのタイミングで返すのか等、考えていることになります。
一度に一つのことに完全集中することは難しいとは思いますが、なるべくなら他の要素は除いたうえで、仕事は進めた方が良いと思っています。
返さないことを気にしていると、頭の容量をその分使っているような感じがして疲れるし、気分的にも良くありません。
「メールは寝かせる」というスタンスの方もいるようですが、私はそうはいきません。
ゼロ秒思考の赤羽雄二さんも、先日参加したセミナーで即断即決行動についての話のなかで、「寝かせていいのはワインだけだ」とお話しされていました。
返してしまえば気になりません。結果、仕事はラクになります。
仕事が進む
メールを返さずに留保すると、その分仕事は停滞します。
メールが何通が来ていて、それをすべて読んだうえで寝かせるなら、その分仕事がたまっていきます。仕事が進みません。
メールを返せば、その仕事はひとまず済みます。
仕事を片付ける、済ませることが一番の効率。単純に仕事を進ませるためにも、すぐに返す意味はあります。
相手を待たせずに済む
メールは相手があるものなので、返信を寝かせれば、その分相手は待つことになります。
メールはすぐに返すとはいっても、メールが来た都度通知を受け取っているわけではありません。来た都度返していたら、さすがに持たないので･･･。
あくまで、自分が確認したら、返すということです。自分が決めたルール内で、確認後、即返信します。
これだと、多少は待つでしょうが、待ちすぎることはないでしょう。
もともと、メールは送っておいて確認できるときに確認してもらうものなので、この程度で良いと思っています。
なかには、三日後、一週間後に返すという強者もいますが、私には到底できません(笑)
無意味に返信を留保していると、相手が待っていると思い、そちらも気になってきます。
相手を待たせないためにも、すぐに返す意味はあります。
仕事は放っておけば次々に重なってきます。手元、頭で抱えられる分には限界があるものです。
情報の技術が発達しても、メール仕事は未だに主流です。
抱えたら手放して、仕事をラクに進めましょう。
編集後記
昨日は個人の方の不動産所得の計算を、国税庁資料を見ながら進めていました。
かつて中古で買って、それを個人で利用して、その後貸しに出した場合の償却の計算でした。
「中古 非業務用から業務用」で検索したら、そのままの事例が国税庁のページから出てきました。国税庁のホームページ、結構使えます。