会社や事業の経理で使っているクラウド会計ソフトを、別のクラウド会計ソフトに切り替えるということがあります。
使ってみたがデータ連携がイマイチだった。
なんとなく使い勝手が悪かった。
そんなことがあります。
クラウド会計ソフトの切り替えが完了したら、かつて使用していたソフトのアカウントの解約を忘れずにしておきましょう。
クラウド会計を別のクラウド会計に切り替えることはある
・マネーフォーワード（MF)クラウド会計
・クラウド会計freee
・弥生会計オンライン
クラウド会計ソフトのなかでもシェアが大きいのが、この3社。
クラウド会計を使っている方の多くは、このいずれかを使っているというのがほとんどでしょう。
このそれぞれのソフトは、それぞれの強みがあって、それぞれ特色というのがあります。
MFクラウド会計はクラウド会計でありながらも、かつてからある会計ソフトの感を残しつつ、独自の請求書ソフトや給与ソフトと会計ソフトとの連携に重点を置いているイメージ。
会計freeeはよりキャッシュレスに強みを置いているイメージ。
弥生会計オンラインは、ダウンロード型の元からある会計ソフト会社がやっているので、すでに知名度が高い。(信頼度が高いと思われたりする)
こんな具合に、それぞれ強み的なものがあるわけです。
私個人的には、いまはMFかfreeeのいずれかを勧めています。話を聞きつつ、業種やお金の流れを勘案しつつ、提案する感じです。
信頼度や初心者向けだからという理由で選ぶと、全然使い勝手が悪い場合もあるので注意です。
そして、なんらかの理由で、いま使っているクラウド会計ソフトを別のクラウド会計ソフトに切り替えるということは少なくありません。
無理に使い続けずに、切り替えるなら早い方が良いと思っています。
切り替えてが完了したら、かつて使っていた旧使用のクラウド会計のアカウントは、解約しておきましょう。
クラウド会計ソフト切り替え後に旧ソフトを解約すること
クラウド会計ソフトを切り替えたら、かつて使っていたアカウントは解約することを勧めています。
MF→freee
freee→MF
弥生オンライン→MF･･･
と、それぞれ切り替えがあります。
データの移行も済み、新しく使うことになったクラウド会計を使っていくことに特に問題はなく、旧使用のクラウド会計のアカウントが完全に必要なくなったら、アカウントを保持しておく必要はなくなります。
旧アカウントを解約する訳は、単純に持っていても使うことがないからという理由です。
おそらくですが、データ移行が完全に済んでいれば、見ることはほとんどないでしょう。
また、アカウントを保持しておくと、ソフトによっては使っていなくても料金が発生します。多少見る可能性があると思うのなら、高いランクのプランを低いプランに契約変更したり、無料プランに落としても見ることが出来るのなら、そうするのもアリです。
当初の一年間は無料で使うことが出来るようなプランで、二年目からクレジットで料金が落ちるというケースもあるので、その場合は解約をしておいた方が良いです。
一年で切り替えて、旧ソフトはほとんど使わず、すぐに別のソフトを使い始めたような場合、旧ソフトのデータはほぼ意味がないものだったりもするので、この場合は特に解約を勧めます。
そのままにしておくと、いずれ完全に見なくなって、その存在を忘れてしまい、それでもデータだけ残っているという状態になることも考えられます。
そうして、旧ソフトを解約する際には、やはり気を付けるべきポイントがあります。
旧アカウントを解約する際の注意点
クラウド会計ソフトの場合、すべてのデータはクラウド上(ネット上)にあります。基本的には、パソコンにデータは何も残っていないということは理解しておきたいことです。
そのうえで、気を付けたいことがあります。
・データ移行は完全に済んでいるか？
これは大前提なのですが、期中に切り替える場合をはじめ、旧ソフトでやっていた会計処理の仕訳を新たに使うことになったソフトへ移行する必要があります。
旧ソフトからエクスポート → 新ソフトへインポート
これをやらないといけません。
データの移行が済んでいないのに解約すると、すべての処理を新しいソフトでやり直すことになります。
・必要なデータは、保存しておくこと
期中で切り替える場合の仕訳データはもちろん、それ以外にも会計ソフトには大事なデータが詰まっています。
進行期以前のデータも保存しておく必要があります。
考えられるところで、
・総勘定元帳のデータ
・決算書のデータ
・消費税の課税区分の明細表(消費税課税事業者の場合、ソフトにより名称は異なる)
・仕訳データのCSV(万が一、新しいソフトで仕訳の復元を要する場合に備えて)
・試算表(必要があれば)
その他、自身で数字の分析に使っていたデータで、後で確認をする可能性があるもの、すべて
それぞれの方で使い方が違うので、一概には言えませんが、とにかく後々必要になるものは保存しておいた方が良いでしょう。
特に、総勘定元帳のデータと消費税の課税区分が分かる明細表は、税務調査の際に必要になります。
アカウントの解約となれば、すべてのデータが消えることになるので、必要なデータは必ず保存しておくようにしましょう。
クラウド会計切り替え。まとめ。
クラウド会計を別のクラウド会計に切り替えた際に、旧使用のアカウント解約についてについて、まとめてみました。
切り替えが済んだら、いくつもそのままアカウントをそのままにしておくのは良くないでしょう。
そのうち、アカウント名もパスワードも失念して何だかよく分からなくなるということもあり得ます。
特に、課金され続けるのはもったいないですしね。必要がないのであれば。
これら、全部を考慮しても、過去のアカウントを残しておきたいと思うのであれば、それはそれでも良いかなと思います。
クラウド会計だけに限らず、目に見えないデータやアカウント、アプリは、使わなくなった後に手元に形として残るわけではありませんが、確実に残っています。
目に見えるものだけではなく、見えないものも、積みあがっています。
とくにこだわりがないのであれば、保存すべきものを残しておいて、解約するが手です。
編集後記(きのうの野田)
きのうは月例の勉強会の集まりへ。
今回は会社設立の話や社会保険についてなど、話してきました。