マネーフォーワードクラウド会計や会計freeeなどのクラウド会計をはじめとして、会計ソフトで経理をする場合に、勘定科目をどうすれば良いか質問をいただくことがあります。
勘定科目の選び方は、最低限のルールを守れば、自分が使いたい科目を使って処理すれば大丈夫です。
勘定科目はどう選ぶか？
会計ソフトで経理をする場合には、勘定科目の選択が欠かせません。
クラウド会計ソフトを使っていて、預金口座やクレジット決済で、自分で仕訳を切らなくても良い場合でも、ソフトで判断できない科目や誤って判断している科目については、自分で勘定科目を選ぶ必要があります。
そこで問題となるのが、どの勘定科目を選べば良いか？という疑問です。
多くの会計ソフトでは、デフォルト(基本設定)の段階で、よく使われることのある勘定科目については、何もしなくても登録されていて使うことができます。
たとえば、
・交際費
・旅費交通費
・水道光熱費
・通信費
・消耗品費
・広告宣伝費
・新聞図書費
・外注費
・車両費
・諸会費
・地代家賃
・雑費
のあたりの科目は、どの会計ソフトにも実装されています。
これらの科目について難しく考えなくても、最低限のルールさえ守れば、科目選びは難しくありません。
基本設定の科目はそのまま判断。それ以外を判断すればOK
勘定科目を選ぶうえでの最低限のルールは、実際の取引(決済)と科目の名称がかけ離れないことです。それなりに合っていれば、あとは問題ありません。
税務調査の際に、「科目が違う」と問題になることはほぼないので、その点は気にしなくても良いでしょう。
実際の取引と科目の選択が違うと、自身で経理をする際に、数字がデータとして活かせないので、自身のために合わせておく方が良いということです。
そのうえで、勘定科目選びをしましょう。
基本的には、基本設定にある勘定科目は、取引(決済)の内容がそのままの科目名称なので、そのまま判断していけば、かまいません。
・交際費
・旅費交通費
・水道光熱費
・通信費
・消耗品費
・広告宣伝費
・新聞図書費
・外注費
・車両費
・諸会費
・地代家賃
接待にかかる経費なら交際費、電車バスタクシーなどの移動にかかる経費なら旅費交通費。そのまま見て、当てはめていけば、大きく間違うということはないはずです。
こうして当てはめていけばOK。そんなに難しく考えなくても大丈夫です。
最終的に、分かる限り出費と科目を照らし合わせて、それでも分からない科目はどうするか？
そこは、ある程度自分で決めてしまいましょう。
科目名で判断できないものは、それなりに自分で決めていい
科目名でなんとなく分かるものの処理が終わったら、それ以外の科目を選択します。
ここでも、分からないならば、自分でこれだと思うものに決めてしまいましょう。それで概ね合っていることは多いです。
たとえば、税理士や社労士などに仕事を依頼した場合の科目で迷うケースは多いようです。
これに関しても、それなりに自分で選んで決めて大丈夫です。
・業務委託費
・支払報酬
ソフトに基本設定でに用意してある科目を使うなら、上記あたりが考えられます。
こうして、自分で科目を決めていく方法に加えて、雑費を使うという方法もあります。
どの会計ソフトでも必ず、雑費勘定があります。雑多な経費の略とでも言いましょうか、雑費です。
雑費の位置づけは、これだと決め打ちできる勘定科目以外のものです。
年に数回しか出てこないもの、どの科目も適切な感じがしない場合に、雑費を選びます。
自分でなにかの科目に決めるか、雑費か、そのあたりもオリジナルで考えて判断すれば、ほぼ大丈夫でしょう。
顧問のミーティングや個別相談でも、勘定科目の相談は意外に多いものです。
勘定科目の選び方、まとめ
クラウド会計ソフトでも、ダウンロード型の弥生会計などをはじめとした会計ソフトを使って経理をする際に悩まれることの多い、勘定科目について書いてきました。
基本的に、ある程度それなりに合っていれば、あとは任意に決めていることがほとんどです。
それぞれの会社、それぞれの事業主に、勘定科目の選択のクセはあります。
ただし、一点だけ注意はあります。
減価償却の対象になる、備品や車、設備などを買った際は、好きに科目を設定していいわけではありません。減価償却が必要になるものの購入は、一度に経費で落ちない場合があります。
修繕費も、条件によっては一度の経費で落ちません。
このあたりは気を付けてほしいところです。
編集後記(きのうの野田)
きのうは3月決算申告の準備で、税務ソフト全力法人税について、リサーチ。
4月に個別税務相談の枠で対応することになっているので、MFからのデータ連携など、確認。
見てみると結構作り込んであるソフトで、どれだけスムーズに完了できるのか楽しみです。