銀行振込、カード決済、キャッシュレス対応と代金の決済手段は多くなってきてはいますが、私が身を置く税理士業では、いまだに現金での売上金回収は多いようです。
一方、私は現金でお金を預かることはしていません。
すぐに使える現金を手に出来るというメリットらしきものがある一方で、経理・事務・お金の管理という面から見て、面倒が大きいからです。
現金でお金を預かるかどうか
毎月の顧問料や相談のつど対価であるお金を支払ってもらう税理士。
今やさまざまな決済手段があり、かつてからある銀行振込に加えカード決済、今時なキャッシュレス決済と様々あるなかでも、現金で売上金を回収している税理士は多いです。
税理士関係団体発行の、こういった税理士専用の領収書もあります。
請求書と領収書と自分の控えが、複写の用紙で作られています。
仕事の問い合わせをいただいたとき、実際に相談に発展するタイミングで、お金の話になります。
その際に、
「現金を当日持って行ったほうが良いでしょうか？」
と言われることもあります。
税理士は、現金回収を好んでいる・そういう文化であると思われているのかもしれません。あるいは、たまたまか。
そういう場合には、
「いえ、振込みで結構ですよ」と言い、現金で預かることはしないことにしています。
これは事務所をはじめた当初から、こだわってやっていることです。
現金でお金を預かる(もらう)ことをしない理由
現金で売上代金を預かる(もらう)と、すぐにその場でお金を手にすることができます。
もう、しばらくもらっていませんが、昔こどもの頃に大人からお小遣いをもらって嬉しかったという記憶に近いものがあり、現金をもらうと何となく嬉しい感じがします。
そして、それは(売上金できちんと経理はしますが)、このあとすぐに使うことができます。(経費なら経費として、きちんとやる前提で)
現金でお金をもらうメリットを挙げるとすれば、このあたりかなと思います。あくまで、私の私見として。
実際には、現金を預かることはしていません。
普段考えているところで、以下のようなデメリット(面倒)があると思っているからです。
・自分でもらったかどうか分からなくなるリスクあり
・お金をなくす可能性がある
・トラブルとして、もらった、もらわないがある可能性
・クラウド会計で同期できない
・売上計上もれをするかも･･･
・面倒だと思うこと自体、面倒
ざっと、このあたりが普段考えているところです。
それぞれ、みていきましょう。
自分でもらったかどうかが分からなくなるリスクあり
現金で売上金を預かると、自分でもらったかどうかが分からなくような気がします。
現金で預かる場合は、お金と引き換えに領収書を渡すことになります。
さきほどの、税理士専用の領収書を使えば、自分の確認用に控えは残りますが、万が一それを失念してしまったら？
お客さんに、「もらっていましたっけ？」とは聞けるものではありません。
いい加減だと思われるし、微妙な感じになりかねません。
実際に、まだもらっていない場合に、もらったかどうか分からなくなる可能性も否めません･･･。
顧問先などが何社かあれば、その問題は増えます。
ある程度きちんと管理するのは当然ですが、現金というお金そのものを預かる以上、ワンミスくらいはあるかもしれない･･･。
それでもらったかどうか分からなくなるのを防ぐ意味合いで、現金受取していません。
お金をなくす可能性がある
月々の顧問料や個別的なスポット相談と、それぞれの代金を現金で預かった場合、自分の手元に来た後は、その管理は自己責任となります。当たり前です。
それをカバンに入れるのでしょうが、万が一どこかに置き忘れるというリスクはないわけではありません。
なくしたら、大変です。
その点、振込やカード決済をお願いしていれば、心配ありません。
この点も、お金を預からない意味合いとしてあります。
トラブルとしての、もらったもらわない
ごくまれに、お客さんや知り合いからの話で、
現金をもらったか、もらわなかったのかでトラブルになるというエピソードを聞くことがあります。
特に、大きな金額を何回かに分けて預かるパターンの場合、それぞれ各回に領収書や預かり証を発行していても、トラブルになる可能性はあり得ます。
領収書をなくしたとか、控えをなくしたとか、勘違いとか色々ですが、ゼロとは言い切れません。
実際に自分でそういうことがあったわけではないのですが、そういったトラブルがあると、良かった関係も悪くなりかねません。最悪、取引停止もあり得るでしょう。
お金のトラブルを回避するうえでも、振込などでお金の流れに印をつけておくのが効果的です。
クラウド会計で同期できない
私の事情でお金を預からないことにしている意味合いもあります。
それが、現金で売上金を預かると、クラウド会計に自動的に売上経理のデータを同期できないので、自分で仕訳処理をして経理をしなければいけなくなります。
普段、会計freeeで自分の経理をやっています。
会計freeeの機能で請求書を発行する
↓
自動的に、売掛金での売上経理が済む
↓
銀行口座に入金がある
↓
請求と紐付けてくれて、掛売上の入金としてfreeeが判断してくれる
↓
承認する(確認ボタンをポチる)
という感じで売上の経理をやっているのですが、私がやっていることは、請求書を作って発行することと、入金時の掛売上の入金処理を承認することだけです。
なんら、ややこしいことをしていません。
現金でお金を預かると、売上の経理処理をしないといけなくなるので、若干ですが面倒が生じます。
売上計上もれをするかも･･･
こうしてクラウド会計でのデータ連携が出来ないと、現金でお金を預かり、売上の経理処理が後日になってしまうことがあります。
その過程で、お金を預かったことを忘れ、売上の経理処理をするのを忘れることもあり得ます。
あるいは、すぐに経理を出来ないことで、「すぐにやらないとな･･･」と思うことも、たまに心配性な私としては気が気でないと言えます。
税理士にも税務調査が入ることはあります。売上の計上もれは、すぐに分かることなので、判明したら、なかなかの失態でしょう。
「税理士のくせに･･･」
また、不正を疑われるのも嫌なことです。延滞税もかかります。
売上計上もれという可能性からも、現金預かりをしないことにしている意味合いがあります。
面倒だと思うこと自体、面倒である
最後に、ひとつ。
こうして振り返ってみた、いくつかの現金で売上金の回収をしない理由を見て、もし現金で預かるとすれば、これらの面倒やリスクについて、いつも頭で考えていることになります。
それを考えていること、それ自体が面倒だなと思いました。
もちろん、面倒だという理由だけではなく、トラブルや問題、税務的なリスクまで含めて、お金の形跡が残る振込やカード決済などをお願いしている部分もあります。
いま、キャッシュレス決済の促進がなされていて、これから現金決済によらない経済取引は増えていくことでしょう。
そういった相談に乗れるように、試行錯誤するうえでも、率先してキャッシュレス決済や現金取引をしないように努めている部分もあります。
むしろ、それを望む方からの依頼であれば、なおのことお力になれる次第です。