会社や個人事業の経理で、現金残高を合わせることは、正直いって難しいと思っています。
特に、ひとりで仕事をするフリーランス・ひとりで会社を経営しているひとり社長は、自分＝仕事なので、より現金残高を合わせることが難しくなります。
「現金残高を合わせられない」と悩むなら、現金を使うのをやめてみるのも手です。
現金残高に悩まされず。確実に、経理は楽になります。
現金残高を合わせるということ
現金残高を合わせるというのは、
・仕事のお金の収支を記録する現金帳(現金出納帳)の残高
・実際に手元にある現金残高
この2つが一致することを言います。
たとえば、元手が1,000円で、
・鉛筆を100円で買い、
・消しゴムを50円で売る
この場合、帳面上は100円減り、50円お金が増えます。計算すると、950円が残高です。
実際にお金を正しく出し入れしていれば、手元のお金と帳面のお金は同じになるはずです。
ただ、これはそう簡単ではありません。
特に、ひとりで仕事をするフリーランス・ひとりで会社を経営するひとり社長ともなれば、よりその難易度は上がると考えています。
フリーランス・ひとり社長に、仕事のお金の残高合わせは難しい
もう、これは決め打ちなのですが、ひとりのフリーランス・ひとり社長が現金残高を合わせるのは、相当難しいと思っています。
たとえば、お店をかまえていて誰かが何かを買いに来るので、お金と引き換えに品物を渡すという仕事であれば、お店にレジがあり、なんとかお金の管理はできる可能性はあります。
しかし、ひとりでコンサルティングを行うような仕事で、代表者が出来るスキルで仕事をしている場合、個人であれ会社であれ、仕事＝自分であることが多く、仕事とプライベートを引きはがすことが難しいのが現状です。
基本的には、会社の財布というものは、ないに等しいでしょう。
あったとしても、会社の財布で払おうとして残金が少なくなれば社長個人の財布が立て替えます。
仕事と個人の財布があるなんて、面倒なんですよね。だから、混ざってしまう。
それなのに、経理で現金勘定を使うから、実際は立て替えたのに現金で支払った経理処理をすることによって、会計ソフトの現金残高が足りなくなります。
現金残高がマイナスになるとおかしいから、社長が現金を会社に入れる形で現金残高を増やすことになるわけです。
この場合、残高はプラスになっていても、実際にその金額が会社の財布にある可能性は低いでしょう。
現金商売でなければ、その傾向はもっと強くなるはずです。
私も、そのタイプです。現金残高を合わすのは、難しいと思ってます。もう、税理士がそう思っている時点で、このゲームはクリアが難しい。
私としても、帳尻を合わせるのは、嫌です。
それならば、現金を使うのをやめてみるのは、どうでしょうか？
仕事の経理で現金勘定が幻想であることが嫌なら、仕事では現金を使わないという選択肢があります。
シンプルに現金を使わずに済む方法
実際には手元にあるはずのない、現金勘定にストレスを感じるならと、仕事では現金を出来る限り使わないようにしています。
これはよく言われることですが、現金残高が数字上と実際で合っていないと、税務上のペナルティなるものがあります。
売上除外をしているんじゃないかとか、架空の経費を立てたんじゃないかとか、青色申告の承認を取り消されるとか。いい加減と思われるサインになってしまうので、税務調査ではやかましいポイントでもあります。
要は、なまじ現金を使うからいかんのだと思って、自分の仕事・経理では、現金を使うことは最小限にしようと試みています。
その方法は、とてもシンプル。
・売上はすべて振込を依頼
・支払いはできるかぎり振り込む
・その場で決済が必要で振り込めないものは、カードで支払う
これだけです。電子マネーは、仕事では使っていません。今どきのキャッシュレスを駆使しているわけでもないです。
特に、カードは支払い時に引き落としがかかる、デビットを使っています。カードでありながら、振込と同じような効果でやっています。
基本は、残高がなければ使えません。
ただ、どうしても現金を使わなければいけないときもあります。現金は持っています。
そのときだけ、あくまで立て替え払いとして経理をします。
いわゆる、事業主借や社長借入金といった勘定で経理します。数は多くないので、こうしています。
こうして、現金残高がなければ、幻の現金残高に惑わされることもありません。
おススメです。
現金を使わなければ、クラウド会計との相性は最高
そして、話はここで終わらず、さらに一歩踏み込みます。
現金を仕事で使わず、経理にも登場しないのであれば、クラウド会計で経理をする場合、自分で割と簡単にできます。
現金を使わないことと、クラウド会計との相性は最高です。
基本的に、マネーフォーワード(MF)、freee、いずれのクラウド会計ともに、預金口座のデータを取ってくれるので、勝手に入出金の処理はされて、あとは支払いの用途や入金が何なのかを自分で当て込むだけです。
経理の仕訳処理としては、
借方 預金口座 / 貸方 不明勘定
という仕訳が自動で切られるので、不明勘定を売上にしたりします。
借方 不明勘定 / 貸方 預金口座
この場合は、不明勘定を家賃支払いなら地代家賃として処理します。
いずれも、仕訳を直す処理をするだけで、日付や仕訳そのものは自動で処理されます。
また、支払先のデータを記憶するので、摘要にXX不動産とくれば、次から地代家賃の処理も勝手にやってくれたりします。
また、クレジットカードの情報も、カード会社と会計ソフトで共有します。
カードを使ったつど、
借方 不明勘定 / 貸方 未払金
と仕訳してきます。これも、直せば次からソフトが提案してきたりします。
利用のつど未払金が増えていくので、カード会社から引き落とされたときは、
借方 未払金 貸方 預金口座
こうすれば、万事オーケーです。
私は、これしかやっていません。これだけでも、現金を使うことをは避けられます。
もし、現金を立て替えで払ったら、それはクラウド会計ソフトが提供しているexcelファイルをそのまま使って打ち込んで、それをソフトに流しています。
これは、特に問題なく出来ることです。ほとんどエラーも起きません。
現金を使わなければ、現金勘定と残高にヤキモキすることもありません。
そして、今は経理を効率化するための最大効果として、現金を使わないことが活きてきます。
現金を使わないというのは、手です。
編集後記(きのうの野田)
クラウド会計ソフトを使っての税務顧問、スポット税務相談ではクラウド会計の初期設定など、クラウド会計を使っての仕事が多いので、おのずと現金を使わず、クラウド会計で経理効率を図る提案が増えます。
最近思うのは、現金を使わないなら、経理や簿記に詳しくなくても経理が出来るのではないか、ということ。
それぞれに合う形で、提案しています。
きのうは、自分の申告の締めまで処理。当たり前ですが･･･税理士は、自分で申告までやります。
ある資料がそろったので、やや遅れながら、あとはチェックして申告するまで。