さまざまな情報手段があるなかでも、仕事ではメールでのやりとりが多く、メインであるのが現状です。
メインで使うメールだからこそ、普段からメールボックスをクリアにするようにしています。
未読メールや、既読メールでゴチャチャ･･･、よく聞く話です。
メールボックスをクリアにするために、いくつかの気を付けていることがあります。
メールボックスをクリアにする
メールボックスをクリアにするというのは、来たメールを読んだら、何らかの処理をしてそのままにしないということです。
基本的に、読むだけで良ければすぐに削除をし、重要なものであれば別のファイルに入れておくようにして、メインのメールボックスはクリアにします。
Gmailを使っているので、メインのメールボックスを処理すると、何もなく空で、クリアな状態になります。
これをやる理由としては、ゴチャゴチャが嫌だからに他なりません。メールはためると収拾がつかなくなり、すぐに散乱状態になります。仕事もしにくく、気持ちも落ち着きません。
基本は読んで削除か別ファイルへ、一時的に留保しているものはメインに残すというやり方ですが、そもそも余計なメールが増えないように気を付けています。
メールボックスをクリアにするためには、スピードと、決意が必要だと考えています。
まず、メールをそのままにしない
まず、というか基本的な姿勢として、受信して読んだメールはそのままにしません。
読んで、そのままメールボックスに放置とはしないようにしています。
予定のアポイントに関する連絡なら、スケジューリングをしたらすぐに消す。
質問メールであれば、返信したら消す。返信の内容等は別途メモしておく。(ever note等で)
要するに、消すということです。スピードを意識します。
何となく、「そのままにしてしまおうかしら」という気持ちが浮かんできますが、そのままにはしません。スケジュールを予定表に書きもらすかもと考えたり、質問内容のメモを亡くすかもとか思ったりしますが、そんなことはほとんどないです。
万が一、そうだとしても、削除したメールは(メール機能にもよるでしょうが)何日かダストボックスに入っていて、完全削除までは留保されています。掘り起こすことは可能です。
すぐに消すようにしましょう。もちろん、どうでもいい様なメルマガみたいなものも即削除しましょう。(たまにメルマガみたいので溢れかえっているメールボックスの人がいますが･･･)
勝手にメルマガ登録は、即解除する
メールを散乱させないためには、そもそも余計なメールを受けないということが大事だと思っています。
そこで、問題なるのが
「勝手にメルマガ登録をしてメルマガを送ってくる人」
です。
交流会や勉強会などで名刺交換をして、翌日あたりにメールが来たと思うと、何やら普通のメールではなくメールマガジンの様子。
これが来ると、「むむむ･･･」と思ってしまいます。
そもそも、勝手にメルマガ登録をしてほしくなく、読みたいものは自分で登録をしますからね。
これは読む気がないのであれば、即解除しましょう。
解除するときに、「解除したら気まずいかな？」と思うかもしれませんが、その思いやりは不要です。あまり気にしていないことが多いです。
以前、勝手にメルマガ登録をしている人から話を聞いたとき、この勝手に登録がメルマガ読者を増やす秘訣であると豪語していたこともあり、登録される側はしれっと解除しても良いのだなと決意できるようになりました。厚かましさには遠慮は不要です。
特に、企業系の読むところがないメルマガは、解除しても名刺交換した相手には分からないでしょうしね。(組織が大きければメルマガ担当は別でしょうし)
勝手にメルマガ。読む気がないなら即解除しましょう。
広告や情報提供のメールは受けないように設定する
最後に、これは絶対にやっておきたいのが、広告や情報提供のメールは受けないようにするということです。
楽天やAmazonなどのECサイトを利用していると、広告メールが来ることがあります。
「あなたにオススメ」的なメールです。
こうしたメールは、いつ来るかも知れず、一日に何通もきたりします。
まずは、そもそも来ないように注意しましょう。買い物をしたときに、メルマガ受信の有無確認があれば、即座に無を選択しましょう。
また、メールが来てしまった場合は、すぐに解除するようにしたいところです。
ECサイト以外でも、利用している会員サービスから情報提供と称して変な広告的なメールを送ってくることがあります。それも解除できれば解除してしまいましょう。
そもそも、余計なメールを受けないということが肝心です。
メールボックスをクリアにするために、基本的なメール姿勢について書いてみました。
いずれも、ちゃちゃっと決めて、すぐに動くことが大事です。
考えて、留保して･･･とやっていると、すぐにメールは一杯になります。そうなれば、もう面倒で動けなくなります。
メールで乱雑になっているのであれば、基本姿勢で切り崩せるところから崩していきましょう。
編集後記
けさは5時起床。ここ数日、コンディションが良好です。
昨日はミーティングの帰り道に、岩槻の久伊豆神社へ。平日の昼過ぎ。誰もいない静かな空間でリフレッシュしてきました。
たくさんの風鈴が飾ってあり、風が吹いて涼しさを感じつつ、お参りして後にしました･･･！