税理士のしごとは、大きく顧客対応のアポと、書類作成などの事務仕事から成り立っています。
アポと事務仕事。一言で片づければ簡単ですが、うまくスケジュールを組まないとなかなか仕事が終わりません。スケジュール管理は実は超重要だと思っています。
税理士のしごと。アポと事務仕事。
税理士の仕事の多くはアポと事務仕事。
アポは事前に予約を取り付けてもらって予定で動く場合と、事務所を構えていていつでも訪問できるスタイルだと、自分が事務所にいる場合は突如としてアポが入り込んでくることになります。
また、事務仕事ですが、おそらく事務仕事はアポとアポの間でというのが多いかもしれません。なので、手帳にはアポの予定しか書かれていないのが多数派かもしれません。
アポはスケジュールが空いていれば無尽蔵に入れて、事務仕事は合間合間と夜の時間･･･。
とはいえ、実はこれがよくあるパターンでしょう。
サービス残業が多く、仕事がなかなか終わらないという税理士の仕事は、このスケジュールが一要因ともいえるかもしれませんね。
アポと事務仕事をどう組み合わせるか
例えば、こんなスケジュールがあったとします。
9時 A社にてミーティング
11時 A社ミーティング終了
11時半 事務所へ戻る
11時半～12時すぎまで、不在時の電話対応に追われる
12時半～13時まで昼食
13時 事務所にてB社ミーティング
15時 B社ミーティング終了
B社の書類の整理などを終えて、16時から事務仕事に取り掛かる･･･。
たとえば、こんなのがあるかもしれません。
このパターンだと、昼間はアポで、事務仕事は夜パターンです。
仮に、ミーティングがすべて事務所で行われていれば、アポとアポの間にも事務仕事をちまちまやることもできます。外出していれば移動時間がかかるので、このパターンとなります。
こういうスケジュールであるか、ないにしても、税理士の事務仕事は夜にやる、休みの日にやるといった定説みたいのがあって、実際そうしている税理士もいることかと思います。
なぜそうするかといえば、事務仕事は5分10分で終わるものではないから。少なくとも1時間以上で、まとまった時間を事務仕事にあてたいからこそ起こる、この定説なんじゃないかと。
正直いって、アポ行って事務所戻って次のアポまで30分あるとして、その30分で全力投球で事務やって、アポがきて、そのあとまた次のアポまで20分でアポの準備除いて15分で全力事務仕事、なんて合間合間を縫ってアポ・事務なんて行き来できるわけはないですよね。
そんなに瞬間的に頭は切り替えられないし、ミスも起こしてしまいます。
だからといって、夕方から夜に事務で良いのか？というところにたどり着くわけです。
アポを出来る限りうまく置いて、アポと事務を組み合わせて、少しでも効率を考えてみることが大事になってきます。
朝一からすでに勝負は始まっている
本来なら、事務仕事は朝一番からスタートさせた方が良いはずです。朝は一番頭が冴えているし、頭がよく動くのも朝です。夜に疲弊してやる事務より、スピードも正確性も違ってきます。
出来ることなら、午前中は事務仕事に集中できるというのが理想です。アポは午後以後に入れるというスタイル。そのためにはアポをうまく取り扱わなければいけません。
スケジュールを作るとき、相手との時間の兼ね合いもありますが、毎日毎日朝一からアポを入れないことが重要となってきます。相手から特に時間の希望がなければ、午後にアポを回しておくのが得策です。
正直なところ、アポは仕事をしている感がありますし、アポが入っていて予定がうまっていることが安心感的なものもあるわけです。しかし、事務仕事もアポと同じか、場合によってはアポ以上に大事であることもあります。事務はないがしろに出来ないのです。
アポが顧問業務で行われていれば良いですが、仕事とは関係ない営業の対応に時間をとられたり、電話で問い合わせがきて対応しているうちに夜になることだってあって、アポがすべて仕事とは言いがたい側面はありますよね。
仮に、午後からの方が頭が働くというのであれば、午後にまとまった時間を作るのもありでしょうし、要は、アポを無尽蔵に入れて、アポとアポの合間か全アポ終了後に事務とするのは仕事の効率・正確性まで含めて、やめておいた方が良いでしょう。
毎日それでは疲れてしまいますし、実際に疲れていると思います。税理士を見ればそれは読み取れるかもしれませんね･･･。
そんなこと言ったってそうしないと時間が回らない！という場合も少しでも意識して切り替えていくべきでしょう。
変えたい・変えてみたいというなら、考えて意識してみるべきでしょう。
編集後記
昨日は移動の途中でさいたま新都心駅のけやき広場を通ってみました。
ずっと耐震工事をやっていて、今週末にリニューアルオープンするみたいです。
今週末は明日2日金曜日から、金土日でイベントもやるみたいです。
サニーデイサービスや安藤裕子などなど出るフリーライブもあるみたいです！
飲食店も全エリアでオープンするみたいで楽しみですね～。
ちなみ、昨日はまだこんな感じで、今日1日まではまだこんな状態かと。
明日以後、興味があったらぜひ！